転職活動時のメッセージ送信マナー

簡潔、丁寧、正確なメッセージを送る

転職活動では、採用担当者との書類のやりとりや面接日程の調整を、メール等で行う機会が多くあります。最近は、友人との連絡もアプリでチャットのようなやりとりをしますが、転職活動では、手紙程ではなくとも、丁寧で、簡潔かつポイントを押さえた失礼のない文章で送るようにしましょう。

①挨拶文
はじめて送る時には「突然のご連絡で失礼いたします」などと書き、何度かやり取りをしている場合は「お世話になっております」や「ご連絡いただきましてありがとうございます」など、その時の状況に合わせた内容を、長くなりすぎないように入れましょう。

②自己紹介
はじめて連絡をする時には、相手にとって自分は何者なのかがわかる内容を入れる必要があります。「〇〇事業所の介護職求人に応募いたしました△△と申します。」などと書くと良いでしょう。

採用担当者は多くの応募者一人一人とやりとりしているため、簡単な自己紹介があれば状況をすぐに理解でき、選考がスムーズです。2回目以降のメッセージで返信の場合、自己紹介は不要です。別件での連絡の場合は「○○事業所×月×日面接予定の△△です」などのように簡潔に入れる方が親切です。

③用件
まずははっきりと結論を伝え、その後に具体的な情報を記載します。例えば「面接の希望日について連絡申し上げます。

希望：◯月◯日□～□時、第二希望：◯月◯日□～□時です。」のように、結論→具体的な内容の順番を意識しましょう。

④結び
最後には「何卒よろしくお願いいたします。」などの一文や、ご自身の名前を入れて結びます。1日に何度もやり取りをしている場合などは省略して構いません。

正しい言葉遣い・敬語

×ご苦労様です　→　〇お世話になっております
×すみません　→　〇申し訳ございません
×了解しました　→　〇承知いたしました
×させていただいております　→　～しております。
×施設長様　→　〇施設長　△△様
×どうですか　→　〇いかがでしょうか。

送信前に必ず読み返す

一番大切なポイントは、この読み返すという作業です。慣れない文章を作るとどこかで間違いが生じ、それに気づけないことがよくあります。すぐに送信するのではなく、間違いがないか今一度確認し、時間に余裕があれば、少し時間をおいてから確認するとよいでしょう。